انواع نامه‌های اداری ازنظر سطوح ارتباطی
نامه‌های اداری به دلیل داشتن اهداف گوناگون تنوع زیادی داشته و ازجمله مهم‌ترین دلایل وجود این تنوع، سطوح ارتباطی است. دانستن این موضوع تأثیر به سزایی در زیبایی، تأثیرگذاری و حتی خوانا بودن نامه دارد. به‌طوری‌که گاهی با بی‌توجهی به این سطوح ارتباطی مختلف و درنتیجه استفاده نادرست از عبارات و کلمات، برای خواننده نامه نوعی توهین تلقی شده و درنتیجه نامه تأثیرگذاری خود را از دست می‌دهد.
بنابراین در این مقاله قصد داریم به شرح یکی از کامل‌ترین دسته‌بندی‌های «انواع نامه‌های اداری ازنظر سطوح ارتباطی» بپردازیم.
نامه‌های اداری ازنظر ارتباطی در سازمان‌ها و ادارات اعم از بخش دولتی و يا خصوصی به دو گروه عمده داخلی و خارجی تقسيم می‌گردد:
الف. نامه‌های داخلی: نامه‌های داخلي به مكاتباتي اطلاق می‌گردند كه در داخل سازمان بين واحدهاي مختلف صورت می‌گیرند. در ادامه به توضیح مهم‌ترین آنها می‌پردازیم.
1. نامه بين دو واحد هم‌سطح:
واحدهای داخلي سازمان براي انجام امور خود نياز به همكاري و كمك يكديگر دارند.
براي نمونه اداره كل كارگزيني براي تأمين وسایل و ابزار موردنیاز كاركنان خود از اداره كل كارپردازي كمك می‌گیرد. در مقابل اداره كل كارپردازی براي تأمين نيروی انساني خود نيازمند همكاري اداره كل كارگزينی است. به همين ترتيب كليه واحدهاي داخلي يك سازمان درزمینهٔ مای مختلف نياز به همكاري يكديگر دارند.
از طرفي ممكن است وظايف يكي از واحدها ايجاب نمايد كه به ساير واحدهای هم‌سطح و حتي سطوح بالاتر مكاتباتی داشته باشد؛ مانند مكاتبات امور مالي با ساير واحدها. برای رسميت بخشيدن به آن ناگزير به مبادله نامه می‌باشند.
2. نامه از واحد بالاتر به واحد پایین‌تر:
واحدهاي بالاتر ممكن است براي واحدهاي تحت سرپرستي خود پيام داشته باشند.
مانند پیام‌ها و دستورهاي معاون اداري و مالي براي اداره كل كارگزيني و يا اداره كل امور مالي كه زير نظر خودش هست.
يا وظايف آنان ايجاب نمايد كه براي ساير واحدهاي سازمان خواه در حوزه تحت سرپرستي خود و يا در حوزه‌های مربوط به ساير معاونت‌ها به‌منظور ابلاغ خط‌مشی‌ها و يا ايجاد هماهنگي نامه‌هایی را ارسال دارند.
به‌عنوان نمونه می‌توان از بخش‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اداري و مالي كه به تمام واحدها توسط معاون اداري و مالي ابلاغ و ارسال می‌گردد نام برد.
اغلب دستورات مقامات بالاتر براي واحدهاي پایین‌تر در زير برخي از نامه‌های وارده به‌صورت پی‌نوشت ابلاغ و ارجاع می‌شود.
مقاله سایت نامه‌نگاری شماره 6: پی‌نوشت در نامه‌های اداری
3. نامه از واحد پایین‌تر به مقام يا واحد بالاتر:
ارتباط از بالاي سازمان به پايين سازمان به‌صورت دستور برقرار می‌گردد. قدر مسلم دستوردهنده می‌خواهد از نتيجه انجام دستور خودآگاه شود. در اين صورت ارتباط متقابل از پايين سازمان به بالاي سازمان به‌وسیله گزارش برقرار می‌گردد. گونه ديگر از ارسال نامه به واحدهاي بالاتر به هنگامي است كه واحد پایین‌تر تقاضايي از واحد بالاتر داشته باشد در اين صورت تقاضاي خود را با توضيح و توجيه كامل تهيه و براي واحد بالاتر ارسال می‌دارد.
4. نامه از طرف يك كارمند به‌عنوان يك واحد:
اين نوع نامه‌ها معمولاً تقاضاي كارمندان در ارتباط باکارهای شخصي و يا اداري خود است. این‌گونه نامه‌ها بسيار كم بوده و در اغلب موارد حالت شخصي دارد. چنانچه قرار باشد بعداً به این‌گونه استناد شود بايد در دفتر انديكاتور ثبت و شماره‌ای به آن اختصاص داده شود.
5. نامه از طرف يك واحد سازمانی براي كارمند:
احكام مأموریت‌ها، تشویق‌نامه‌ها، توبیخ‌نامه‌ها، معمولاً نمونه نامه‌هایی است كه از طرف واحدهاي سازماني براي كارمندان ارسال می‌شود. در برخي از موارد ممكن است كه كارمند در ارتباط با مسائل استخدامي و يا احوال شخصیِ و يا اعتراض به احكام صادره از طرف دادگاه‌های اداري و يا توبیخ‌نامه‌ها مبادرت به ارسال نامه به يك واحد سازماني نموده باشد. در اين صورت نويسنده نامه انتظار دارد كه پاسخ آن را نيز دريافت دارد.
ب. نامه‌های خارجي: نامه‌های خارجي به مكاتباتي كه با خارج از سازمان انجام می‌شود اطلاق می‌گردد. در ادامه به توضیح مهم‌ترین آنها می‌پردازیم.
1. نامه به يك واحد شناخته‌شده در يك سازمان يا وزارت خانه:
این‌گونه از نامه در ارتباط با وظايف واحدي مشخص و معين در يك وزارت خانه و يا سازمان است.
مثلاً كارگزيني و يا تشكيلات وزارت خانه و سازمان‌های دولتي مشمول قانون استخدام براي تأييد پست‌های سازماني و يا استخدام جديد با واحدهاي مربوطه در سازمان امور اداري و استخدامي كشور مستقيماً مكاتبه می‌نماید. يا واحدهاي مالي سازمان‌ها كه با اداره كل نظارت بر اجراي بودجه و يا اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي ناگزير به انجام مكاتبه می‌باشند.
در اين حالت سطح سازماني و درجه واحد مخاطب نامه مشخص است که با توجه به آن، نامه تهيه و امضا می‌شود. این‌گونه نامه‌ها به دبيرخانه واحد مربوطه ارسال می‌گردد. مسلماً پاسخ نيز با امضا مسئول واحد مربوطه و از طريق دبيرخانه همان واحد ارسال می‌شود.
2. نامه به يك وزارت خانه يا سازمان در ارتباط با وظايف آن:
نامه در ارتباط با وظايف سازمان و يا وزارت خانه بايد مبادله گردد. چنانچه تهیه‌کننده نامه اطلاعي از تشكيلات داخلي و يا نحوه تقسيم وظايف در سازمان مخاطب نداشته باشد در اين صورت نامه را بايد با عنوان كلي سازمان بنويسد. در اين حالت به هنگام تهيه نامه ضمن رعايت انشا خاص ضوابط مربوط به امضا نامه نيز بايد رعايت شود. این‌گونه نامه‌ها معمولاً به دبيرخانه مادر یا کل تحويل داده می‌شود. سپس دبيرخانه کل نامه را به دبيرخانه واحد مربوطه ارجاع می‌کند. پاسخ به این نامه‌ها ممكن است با امضا مسئول مربوطه تهيه و ارسال شود كه در این صورت نامه از طريق دبيرخانه واحد مربوطه ارسال می‌شود و يا اينكه می‌باید با امضاء رده‌های بالاتر مثل معاون و يا بالاترين مقام سازماني صادر گردد. در حالت دوم نامه تهیه‌شده به‌وسیله واحد مربوطه براي امضا و ارسال به دبيرخانه كل فرستاده می‌شود.
3. نامه به يك شخص حقيقی:
نامه به يك شخص حقيقي خارج از سازمان نوشته می‌شود. اين نوع مكاتبات معمولاً عبارت‌اند از ابلاغ یا احضارنامه و اخطار يا پاسخ به تقاضا.
4. نامه به يك شخص حقيقي كه سمت شناخته‌شده‌ای در بخش خصوصی داشته باشد:
در برخي از موارد ايجاب می‌نماید كه سازمان‌های دولتي با بخش خصوصي مكاتبه نمايند. در این‌گونه معمولاً به بالاترين مقام سازماني بخش خصوصي يعني مدیرعامل، مستقيماً نامه نوشته می‌شود. بعضي از مديران عامل از شهرت ویژه‌ای در اجتماع برخوردارند. بنابراين عنوان گيرنده نامه، نام و نام خانوادگي مدیرعامل و سپس نام مؤسس يا شركت تحت سرپرستي او هست. امضاء نامه با توجه به موقعيت اجتماعي فرد مزبور به‌وسیله مسئولان رده‌های مختلف انجام می‌شود.
مطالب فوق بخشی از دوره اصول نامه نگاری اداری بود و همان‌طور که گفته شد دانستن این سطوح ارتباطی مختلف در زیبایی و تأثیرگذاری نامه نقش دارد؛ بنابراین در هر یک از این نامه‌ها بایستی از عبارات و کلمات خاص خودشان استفاده کرد. حال که باوجوداین سطوح مختلف آشنا شدیم لازم است در هر یک از آنها از لحن مخصوص به خودشان، استفاده کنیم.
شما می‌توانید فهرستی از این عبارات را در لحن در انواع نامه‌های اداری ازنظر سطوح ارتباطی بخوانید.