ارائه یک سخنرانی عالی و متفاوت، نیاز به انجام کارهایی دارد که در صورت اهمیت ندادن به آن ها اثربخشی سخنرانی را به شدت تحت تاثیر قرار می دهد. بخش زیادی از این اقدامات می بایست قبل از سخنرانی و در مرحله کسب آمادگی انجام شود. در این مقاله قصد داریم به 8 اقدام ضروری قبل از سخنرانی بپردازیم.

1. هدف از برگزاری برنامه و سخنرانی بنده چیست؟
شاید یکی از مهمترین سوالاتی که می بایست از برگزارکننده برنامه پرسید شود این سوال است که "هدف شما از برگزاری این برنامه چیست؟". همان طوری که اگر ما مقصد خود را به صورت دقیق ندانیم قطعا در انتخاب مسیر به مشکل خواهیم خورد، در ارائه سخنرانی نیز وقتی هدف برنامه را به صورت کامل ندانیم قادر به طراحی دقیق سخنرانی خود نخواهیم بود.
بعد از این که از هدف برنامه آگاهی پیدا کردیم، باید به دنبال پاسخ این سوال بگردیم که "هدف از سخنرانی بنده چیست؟"
این سوال را می توان این گونه نیز بیان کرد: "قرار است بعد از سخنرانی بنده چه اتفاقی در ذهن و رفتار مخاطبان رخ دهد؟".
شاید در ذهن شما علامت سوالی ایجاد شود که: "وقتی ما هدف برنامه را می دانیم حتما هدف سخنرانی ما هم مشخص شده است دیگر". اما باید بگویم این موضوع همیشه صادق نیست. در بسیاری از برنامه دیده شده است که هدف برگزار کننده از دعوت یک سخنران با هدف اصلی برنامه متفاوت بوده است در عین حالی که ممکن است این هدفِ متفاوت، دستیابی به هدف اصلی را تسهیل کند. به عنوان مثال در یک همایش درون صنفی هدف اصلی برنامه هم¬فکری برای حل مسائل موجود بود اما برگزارکنندگان از یک سخنران برای یک سخنرانی آموزشی در رابطه با "راهکار های فروش در دوران رکود" نیز دعوت کرده بودند. روشن است که هدف این سخنرانی، ارائه مطالب آموزشی است که با هدف اصلی برنامه کاملاً متفاوت است.

2. ریز برنامه چگونه است؟
آگاهی از قسمت های مختلف برنامه دو مزیت دارد: اول اینکه شما می دانید قرار هست در برنامه چه اتفاقاتی بیفتد و در صورت امکان می توانید از این اتفاقات در سخنرانی خود استفاده کنید، به عنوان مثال از آن ها بهره بگیرید و یا خاطره ای شخصی مرتبط با آن ها بیان کنید.
کاربرد دوم آگاهی از ریز برنامه این است که شما می دانید مخاطب قبل از سخنرانی شما از چه مسیری عبور کرده است و ذهن او درگیر چه برنامه هایی بوده و همچنین بعد از سخنرانی شما چه برنامه هایی برای وی تدارک دیده شده است. شما می توانید شروع صحبت خود را به برنامه ی قبلی و یا پایان سخنرانی تان را به برنامه بعدی پیوند بزنید که قطعا مخاطبان شما را به خاطر این تیزبینی تحسین خواهند کرد. البته به این موضوع دقت داشته باشید که برخی از قسمت های برنامه تا زمان اجرای آن نباید مشخص شود. قبل از اعلام قسمت های مختلف از این موضوع مطمئن شوید.
3. چه زمانی نوبت سخنرانی بنده می شود؟
پس از آگاهی از مدت زمان سخنرانی، می بایست در رابطه با نوبت سخنرانی خود سوال بپرسید. محل قرار گرفتن سخنرانی شما در ریز برنامه عامل تعیین کننده ای در میزان تاثیرگذاری صحبت شما خواهند بود. اجازه دهید با چند نمونه واقعی این موضوع را بیشتر مورد بررسی قرار دهیم:

نمونه 1: سخنرانی بعد از صرف ناهار
در همایش رونمایی از یکی از نرم افزارهای بنام حسابداری، سخنرانیِ آموزشی یک سخنران پس از صرف ناهار قرار داشت. قطعاً سخنرانی برای شرکت کنندگانی که از ساعات اولیه صبح در یک همایش شرکت کرده اند و بعد از ناهار نیز باید به یک سخنرانی 2 ساعته گوش دهند، بسیار مشکل خواهد بود و حتماً باید از تکنیک هایی برای جلب توجه مخاطبان و همراه کردن آن ها با سخنرانی مانند انجام تمرین های دسته جمعی، سوال و جواب با مخاطب، نمایش فیلم و... استفاده کرد. پس اگر سخنرانی شما بعد از صرف ناهار است حتماً میزان انرژی کلام و تمرین های عملی خود را افزایش دهید.

نمونه 2: سخنرانی در ابتدای برنامه
در اولین گردهمایی فعالان صنعت موبایل، اولین قسمت برنامه، سخنرانی آموزشی در رابطه با راهکارهای حضور موثر در فضای مجازی بود. همان طور که می دانید (متاسفانه!!!) معمولا رویدادها طبق جدول زمان بندی برنامه، پیش نخواهد رفت و این برنامه نیز از این قاعده مستثنی نبود، و بیشتر زمان سخنرانی با رفت و آمد افراد و سلام و احوالپرسی تازه واردان همراه بود. در چنین شرایطی سخنران می بایست در بازه های زمانی کوتاه، مباحث خود را تکرار کند تا افراد تازه وارد نیز با بحث همراه شوند زیرا در غیر این صورت به دلیل گنگ بودن مطالب برای تازه واردان، سخنران این بخش از مخاطبان خود (که کم هم نیستند!!!) را از دست خواهد داد. در اینجا یکی از راهکار های خوب ارائه نقشه سخنرانی است که نشان می دهد چه مطالبی بیان شده (از کجا به کجا در حال حرکت هستید) و باید در فاصله های کوتاه این نقشه سخنرانی برای مخاطبان خوانده یا نمایش داده شود. پس اگر سخنرانی شما در ابتدای برنامه بود، حتماً مرورهای کوتاه را در دستور کار خود قرار دهید.

نمونه 3: سخنرانی قبل از یک قسمت هیجان انگیز مانند قرعه کشی
در یک جمع دانشجویی در رابطه با تکنیک های طلایی ارائه دانشجویی سخنرانی داشتم که به دلیل یک عدم حضور یکی از مهمانان و تغییر برنامه ناگهانی سخنرانیِ بنده جا به جا شد و قبل از قرعه کشی سه دستگاه تبلت قرار گرفت. در زمان شروع سخنرانی توجه بسیاری از مخاطبان درگیر بخش قرعه کشی بود و قطعا بدون جلب توجه مخاطبان با استفاده از تکنیک هایی خاص، آن ها به هیچ عنوان به صحبت های من توجه لازم را نمی داشتند. در آن شرایط من روال سخنرانی ام را تغییر دادم و ابتدا از یکی از مخاطبان دعوت کردم تا روی سِن بیاید و به سوال من پاسخ دهد. سوال این بود "چرا در زمان صحبت در جمع دچار مشکل می شویم؟". سوالی که اصلا قرار نبود مطرح شود، اما به دلیل شایع بودن این مشکل و نیز جلب توجه مخاطبان آن را پرسیدم، بعد از این سوال به میان جمع رفتم و نظر دیگر مخاطبان را نیز جویا شدم، به این ترتیب با استفاده از تکنیک درگیر کردن مخاطبان به وسیله طرح سوال توجه مخاطبان را (از بخش قرعه کشی) به سخنرانی خودم معطوف کردم. پس شما خواننده گرامی هم به عنوان یک سخنران حرفه¬ای باید مراقب تأثیر قسمت¬های هیجان انگیز برنامه باشید.
همانطور که ملاحظه فرمودید برنامه های قبل و بعد از سخنرانی شما می توان تأثیر ویژه ای بر سخنرانی شما داشته باشد و شما باید خود را برای بهترین عکس العمل آماده کنید.

4. آیا سخنرانان دیگری هم در این برنامه حضور دارند؟ موضوع صحبت آن ها چیست؟
زمانی که قرار است در کنار دیگر سخنرانان به سخنرانی بپردازید باید با دقت بیشتری عمل کنید. بدترین اتفاق این است که سخنران یا سخنرانان قبل از شما دقیقا موضوع شما را بیان کنند یا بخشی از مثال ها، داستان ها، آمار و ارقامی که شما برای سخنرانی خود آماده کرده اید را مورد استفاده قرار دهند.

 این مطالب آموزشی را نیز بخوانید:

• داستان های کاربردی در فن بیان و سخنرانی
•  نقش استفاده از داستان در افزایش تأثیر کلام

حتما از برگزارکننده برنامه در رابطه با حضور دیگر سخنرانان و موضوع صحبت آن ها اطلاعاتی کسب کنید، اما به این اطلاعات بسنده نکیند!!! حرفه ای ترین کار این است که با دیگر سخنرانان ارتباط برقرار کنید و از عدم تطابق کامل مباحث اطمینان حاصل نمایید.
مزیت دیگر آگاهی از سخنرانان برنامه این است که می توانید در رابطه با آن ها تحقیق کنید و اطلاعات مختلفی را اعم از سطح سخنرانی آن ها، میزان اعتبار و محبوبیت آن ها و... بدست آورید. این موضوع را در نظر داشته باشید زمانی که شما در کنار چند سخنران دیگر قرار می گیرید، مخاطبان شما را با آن ها مورد مقایسه قرار خواهند داد و اگر از نگاه مخاطبان در سطحِ دیگر سخنرانان نباشید، امتیاز خوبی نخواهید گرفت، حتی اگر سخنرانی شما در جایگاه خود عالی بوده باشد.

5. اختصاصی سازی سخنرانی برای همان برنامه:
هر شنونده¬ای دوست دارد مطمئن شود سخنرانی به صورت اختصاصی برای وی طراحی شده است. شما با انجام کارهایی بسیار ساده می توانید این حس اطمینان را به وی هدیه دهید. یکی از ساده ترین کارهایی که می توانید انجام دهید (و من همیشه خودم انجام می دهم) این است که در اولین صفحه از فایل ارائه خود، عنوان سخنرانی، زمان و مکان برگزاری برنامه را بنویسید؛ به عنوان مثال: مهارت های سخنرانی برای مدیران (عنوان سخنرانی)، اولین گردهمایی مدیران و سرپرستان شرکت X (عنوان برنامه)، مرکز همایش های Y(مکان برگزاری)، 15 اردیبهشت ...... (تاریخ برگزاری).
راهکار بعدی این است که مثال ها و داستان هایی آشنا و مرتبط به فضای مخاطبان را گردآوری کنید و در سخنرانی خود از آنها بهره بگیرید. از دیگر راهکارها این است که نام برخی از افراد به ویژه افرادی سرشناس را از میان مخاطبان به خاطر بسپارید و از نام آنها در سخنرانی خود استفاده کنید.
اختصاصی سازی سخنرانی یکی از تکنیک های افزایش نفوذ و تأثیر کلام است که در فرصت های بعدی به صورت مفصل به آن خواهیم پرداخت.
6. پرینت کل صفحات فایل ارائه به همراه توضیحات
فرض کنید به هر دلیلی امکان استفاده از لپ تاپ و ویدئوپروژکتور فراهم نشد و سخنرانی شما کاملا وابسته به فایل ارائه شماست، در این صورت چه اقدامی خواهید کرد؟ طبق تجربه، بهترین کار این است که یک نسخه چاپی کامل از فایل ارائه خود را با تمامی توضیحات لازم به همراه داشته باشید تا در صورت عدم امکان استفاده از فایل ارائه، قادر به سخنرانی باشید.

7. کابل VGA یا HDMI؟
یکی از مشکلاتی که بسیاری از سخنرانان را غافل گیر می کند عدم تطابق خروجی لپ تاپ آنها با ورودی ویدئوپروژکتور است. اکثر دستگاه های ویدئو پروژکتور نصب شده در سالن های همایش دارای ورودی VGA می باشند و این در حالی است که در لپ تاپ های نسل جدید (به غیر از لپ تاپ های حرفه ای که خروجی ها و ورودی های آنها کامل است (فول پورت)) تنها خروجی HDMI وجود دارد و این موضوع به این معناست که لپ تاپ شما امکان اتصال به ویدئوپروژکتور را ندارد و باید از سیستم دیگری استفاده کنید که در بهترین حالت، حداقل استرس زیادی را به شما وارد خواهد کرد و در صورت عدم رفع مشکل اتصال، احتمال از دست رفتن سخنرانی زیاد است، به ویژه اگر سخنرانی شما وابستگی زیادی با فایل ارائه تان داشته باشد. البته در قسمت های بعدی به راهکارهای مدیریت این مشکل خواهم پرداخت. پس حتما از مسئول برگزاری بخواهید که این سوال (ساده اما حیاتی!!!) شما را پاسخ دهند. البته اگر لپ تاپ شما دارای خروجی VGA نیست پیشنهاد می کنم یک مبدل HDMI به VGA تهیه کنید، مانند دوستانی که از لپ تاپ های شرکت اَپل(MacBook) استفاده می کنند و ناگزیر به تهیه مبدل هستند. این موضوع را هم باید دانست که در برخی از سالن های تراز اول کشور مانند مرکز همایش های برج میلاد تمامی این مبدل ها موجود است، اما مشکل اینجاست که همه سالن ها مانند سالن برج میلاد نیستند.

8. جلوگیری از تغییر قلم (فونت) های فایل ارائه
اگر مجبور شوید به دلایل مختلفی فایل ارائه خود را از لپ تاپ یا کامپیوتر دیگری اجرا کنید، احتمالاً با مشکل به هم ریختگی صفحات و نوشته ها مواجه خواهید شد. این مشکل به دلیل عدم وجود قلم (فونت) های مورد استفاده شما در لپ تاپ یا کامپیوتر جدید است؛ به منظور جلوگیری از این مشکل حتما قلم (فونت) های مورد استفاده خود را نیز در یک فلش مموری به همراه داشته باشید تا در صورت نیاز در لپ تاپ یا کامپیوتر جدید آن ها را نصب کنید.
همچنین برای جلوگیری از تغییر قلم (فونت) ها راهکار دیگری نیز وجود دارد که در این روش کلیه قلم (فونت) ها در داخل خود فایل ارائه، ذخیره می گردد. این راهکار به شرح زیر است:
1. در نرم افزار پاورپوینت ابتدا به منوی File مراجعه کنید،
2. گزینه Options را انتخاب کنید،
3. در مرحله بعدی به بخش Save مراجعه کنید،
4. تیک گزینه Embed fonts in the file را بزنید.
5. و در آخر بر روی گزینه OK کلیک کنید.

در این مقاله شما با 8 اقدام مهم قبل از سخنرانی آشنا شدید.
در کتاب آمادگی برای سخنرانی به 47 نکته کلیدی دیگر برای آمادگی کامل قبل از سخنرانی پرداخته شده است که اکثر این نکات تنها از طریق تجربه بدست می آید. نکاتی که به احتمال زیاد تا قبل از برخورد با آن ها، اصلا مد نظر قرار نخواهید داد.

اطلاعات بیشتر در رابطه با کتاب آمادگی برای سخنرانی را اینجا بخوانید.