در این مقاله می‌خواهیم مروری داشته باشیم بر 5 تا از بهترین و کاربردی‌ترین سخنرانی‌های TED با موضوع مدیریت زمان، پس پیشنهاد می‌کنم تا آخر همراه ما باشید چراکه با خواندن این مقاله به‌جای دیدن همه ی TED ها با موضوع مدیریت زمان، می‌توانید بیش از 60 دقیقه از وقت خودتان را ذخیره کنید.
Laura Vanderkam _ how to gain control of your free time
چگونه کنترل زمان‌های خالی‌مان را به دست بگیریم.
Laura Vanderkam در ابتدا می‌گوید این‌طور نیست که نکات و ترفندهای زیادی در رابطه با مدیریت زمان و ذخیره‌ی یک ساعت بیشتر در روز وجود داشته باشد، بلکه او با بررسی برنامه‌ی ساعت‌به‌ساعت افراد موفق به این نکته پی برده است که: «ما زندگی که می‌خواهیم را با ذخیره کردن وقت به دست نمی‌آوریم؛ بلکه زندگی که می‌خواهیم را می‌سازیم و بعد زمان خودش را ذخیره میکند. »
او این نکته‌ی کلیدی را با مثالی ساده‌سازی میکند: در بررسی 1001 مورد از زندگی رنان پر مشغله، در برنامه‌ی روزانه یکی از آن‌ها، روزی که او از بیرون به خانه می‌آید متوجه آبگرم کن خرابش می‌شود که باعث خسارات زیاد و جاری شدن آب بر روی زمین شده و تمام زمانی که برای بهبود اوضاع آبگرم کن گذاشته، 7 ساعت بوده است. این در حالی است که اگر در ابتدای هفته از او در‌خواست 7 ساعت زمان برای انجام کاری می‌کردند او حتماً می‌گفت: زمان ندارم! چرا که در اول هفته آبگرم کن اولویتش نبوده است.
Laura Vanderkam از این ماجرا نتیجه‌ی جالبی می‌گیرد: «زمان انعطاف‌پذیر است، ما نمی‌توانیم زمان بیشتری پیدا کنیم اما زمان، خود، توسعه می‌یابد تا مناسب آنچه انتخاب می‌کنیم در آن بگذاریم بشود. » بنابراین کلید مدیریت زمان از دید او این است که: «معمولاً، من وقت ندارم‌ها، به این معناست که انجام این کار در اولویت من نیست. »
Laura Vanderkam در ادامه می‌گوید چگونه با اولویت‌ها مثل همان آبگرم کن خراب رفتار کنیم: «اول اینکه باید اولویت‌ها را بشناسیم و برای شناخت اولویت‌ها کافی است فکر‌کنیم الآن آخر سال است و می‌خواهیم عملکرد سالیانه خود را بررسی کنیم و فکر کنید که یک سال فوق‌العاده از همه جهات داشتید، حال 3 تا 5 کاری که باعث عالی شدن این سال شده است را لیست کنید. این¬ها دقیقاً اولویت‌هایمان هستند؛ و وقتی با اولویت‌هایمان مثل آبگرم کن خراب رفتار‌می‌کنیم که اول آن‌ها را در اولویتمان قرار دهیم و این کار را در هر هفته، قبل از شروع آن انجام دهیم. به این شکل که در ابتدا یا انتهای هفته یک لیست بسیار کوتاه که دارای سه بخش شغل، خانواده و خود باشد را تهیه‌کرده و در هر بخش 2 تا 3 کار را مینویسیم، سپس آن‌ها را در روز-های هفته قرار‌می‌دهیم.»
Laura Vanderkam سپس با یک جمع‌وتفریق ساده به ما یادآوری میکند که هر هفته شامل 168 ساعت است که اگر ساعاتی را مشغول کار باشیم و روزی 8 ساعت خواب هم داشته باشیم، باز به طور میانگین 62 ساعت وقت اضافه می‌آوریم که اگر این وقت اضافه را به‌جای اختصاص دادن به فعالیت‌های بیهوده، به کارهایی که لذت‌بخش‌تر و مفید‌ترند، اختصاص دهیم، این‌گونه می‌توانیم آن‌ها را پر‌کنیم.
در آخر ، او سخنرانی خود را این‌گونه به اتمام می‌رساند: «من باور دارم که زمان هست، حتی اگر سرمان شلوغ باشد، وقت برای آنچه مهم است، داریم و وقتی بر آنچه مهم است تمرکز کنیم، می‌توانیم زندگی که می‌خواهیم را درزمانی که داریم بسازیم. »
David Pogue _ 10 top time-saving tech tips
10 مورد از مهم‌ترین ترفندهای فنّاوری که زمان را ذخیره می کنند
David Pogue در سخنرانی خود، در ابتدا با اشاره به اینکه در جامعه انجام اکثر کارهای پرخطر مثل رانندگی نیاز به داشتن گواهینامه دارند، اما تکنولوژی از این قاعده مستثنی است، 10 تا از مهم‌ترین ترفندهایی که باعث تلف نشدن وقت می‌شوند را بیان میکند که ما در اینجا به چند مورد از کاربردی ترینشان می پردازیم:
1. وقتی داخل وب هستیم و می‌خواهیم صفحه را پایین یا بالا ببریم، نیاز به برداشتن ماوس و استفاده از دکمه scroll نیست، کافی است space را بزنیم یا با نگه‌داشتن shift به صفحه قبل بازگردیم.
2. وقتی با دستگاه بلک¬بری، اندروید یا آیفون تایپ می کنیم برای نقطه گذاری و بعد فاصله، کافی است دکمه space را دو دفعه پشت سر هم بزنیم.
3. در تلفن‌های همراه، برای شماره¬گیری مجدد کسی که قبلاً به او زنگ زدیم کافی است دو بار بر روی call بزنیم.
4. گوگل می‌تواند لغت‌نامه بسیار سریعی هم باشد به‌طوری‌که کافی است define و سپس کلمه¬ای که می‌خواهیم را تایپ کنیم، بدون کلیک کردن چیزی تعریفش ظاهر می‌شود.
5. گوگل، همچنین تبدیل‌کننده ارز و واحد هم است، مثلاً با تایپ inches in 32cm، دوباره بدون کلیک بر روی چیزی برایمان نمایش داده می‌شود.
6. اغلب اتفاق می افتد که در حین سخنرانی حواس تماشاچیان به‌جای سخنان ما، به اسلاید¬های ماست در این زمان می توانیم با کلیک بر دکمه ی B (مخفف Black) صفحه را سیاه، یا با استفاده از W (مخفف white) صفحه را سفید کنیم؛ و با دوباره کلیک کردن روی هرکدام، به اسلاید بازگردیم.
Tim Urban _ inside the mind of master procrastinator
درون ذهن یک «از زیر کار در رو»
خیلی وقت‌ها دلیل ناراحتی و اضطرابمان این نیست که مشغله کاری داریم، بلکه این است ک حوصله ی شروع و ادامه دادن کار را نداریم. به همین خاطر تا وقتی‌که بتوانیم آن را به تعویق می اندازیم و یا به قول برایان هریسی، قورباغه مان را قورت نمی دهیم. Tim Urban در سخنرانی طنز¬آمیز خود، بابیان موقعیتی که اکثر ما در آن قرار گرفتیم، دقیقاً به همین موضوع اشاره میکند و پس از بررسی تفاوت مغز آدم‌های از «زیر کار در رو» باکسانی ک این‌طور نیستند به ما می‌گوید چکار کنیم که کار¬ها را به تعویق نیندازیم.
Tim Urban برای اینکه متوجه شویم چه چیز در ذهن افراد «از زیر کار در رو» می‌گذرد، مغز را با زبان طنز بررسی کرده است و می‌گوید: «درون ذهن همه یک تصمیم‌گیرنده منطقی وجود دارد، اما در ذهن «از زیر کار در رو» ها یک «میمون خوشی های لحظه¬ای» هم وجود دارد که فقط در زمان حال زندگی میکند و هیچ حافظه¬ای از گذشته یا تصوری از آینده ندارد؛ بنابراین اگر وقتی‌که نباید، فرمان ذهن را به دست بگیرد اوضاع به هم می‌ریزد. درزمانی که میمون پشت فرمان ذهن است ما در حال تفریح و خوش‌گذرانی هستیم ولی تفریحی که همراه با استرس و عذاب وجدان است. »
اما سؤال اینکه پس یک از زیر کار در رو چه موقع به کدرهایش می‌رسد؟ Tim Urban در جواب می‌گوید: «از زیر کار در رو ها یک محافظ هم دارند که معمولاً همیشه خواب است ولی وقتی‌که نزدیک انجام آخرین فرصت¬ها شود و مهلت انجام کار سر برسد، یا وقتی‌که خطر خجالت کشیدن در مقابل افراد است یا مشکل شغلی ونتیجه های ترسناک دیگر پیش بیاید این محافظ بیدار می‌شود. » محافظی که او هیولای ترس نام¬گذاری کرده و تنها کسی است که میمون از او حساب می-برد. هیولا بیدار می‌شود و چند ثانیه بعد همه‌چیز به هم می‌ریزد و در آخر تصمیم¬گیرنده¬منطقی فرمان را به دست می گیرد.
این روند توضیح دهنده این است که چطور یک از زیر کار در رو نمی تواند کار خودش را زود تر شروع کند و روی نظم جلو ببرد ولی یک‌دفعه موقعی که زمانش می‌رسد به طور معجزه آسایی توان حرکت پیدا میکند. این روند زیبا نیست اما کار میکند. ولی اگر کار میکند چرا از زیر کار در رو ها از این موضوع می رنجند؟
Tim Urban در جواب می‌گوید: «به خاطر اینکه ما دو نوع از زیر کار در روی داریم نوع اول که نوع بهتر است، برای کارهایی است ک مهلت انجام دارند. در این نوع، هیولای ترس لحظات آخر بیدار می‌شود؛ اما نوع دوم ک نوع بد است وقتی است که مهلتی برای انجام کار وجود ندارد مثل وقتی‌که دنبال شغلی هستیم که باید خودمان شروع کنیم یا دیدن خانواده و یا ورزش کردن؛ در این موارد هیولا بیدار نمی¬شود. »
Tim Urban در ادامه می‌گوید: «اینکه اگر تنها روش یک از زیر کار در رو برای انجام چنین کارهای سختی، بیدار شدن هیولای ترس است، برای کارهایی ک مهلت انجامی ندارند، یک معضل است. چون لزومی ندارد ک بیدار شود و انسان تا ابد انجام آن‌ها را به تعویق می اندازد؛ و این تعویق های طولانی می‌تواند منبع زیادی از ناراحتی های بلند مدت و افسوس ها باشد. منبع نا امیدی نه از اینکه نتوانستیم به آرزوهایمان برسیم، بلکه از این است ک حتی نتوانستیم شروع به انجام دادن کاره‌ای‌مان کنیم.
Tim Urban در آخر با ارائه یک تقویم عمر جالب راه‌حل از زیر کار درنرفتن را بیان میکند؛
تقویمی که شامل مربع هایی می‌شود ک هر مربع مربوط به یک هفته از زندگی یک انسان 90 ساله است: «من فکر می کنم همه مان یک‌درصدی از زیر کار در روی در خودمان داشته باشیم و همه حداقل یک کار در زندگی مان باشد که حوصله ی انجامش را نداریم. پس با یک نگاه عمیق و طولانی به این تقویم، کاری را که خیلی وقت است به تعویق می اندازیم را به یاد بیاوریم و از آنجایی که تعداد این مربع‌ها زیاد نیست، مخصوص اینکه تعدادی را هم تا به امروز استفاده کرده‌ایم، بهتر است آن کار را همین امروز شروع کنیم.
David Grady _ How to save the world (or at least yourself from bad meetings)
چگونه دنیا را (یا حداقل خودمان را از دست جلسات ناکارآمد) نجات دهیم
David Grady در سخنرانی خود به ما یاد می دهد چطور به شرکت در جلساتی که جز تلف کردن وقتمان سود دیگری ندارند، بگوییم نه.
او می‌گوید: «ما مردمی هستیم که هرروزه در جلساتی شرکت می کنیم که اصلاً شاید دلیل و هدف از برگزاری آن‌ها را هم ندانیم و در رودروایسی آن رو قبول کنیم و وقتی این جلسات به‌دردنخور تمام می‌شوند می گوییم کاش می توانستم این دو ساعت را پس بگیرم! و این‌طور هرروزه به همکارانمان اجازه می دهیم چیزی باارزش به نام زمان را از ما بگیرند. »
او در آخر راه‌حلی برای «چگونه نه گفتن به شرکت در این‌گونه جلسات» را پیشنهاد می دهد: «دفعه بعد که یک دعوت‌نامه به جلسه داشتید، با فردی ک شمارا دعوت کرده است تماس بگیرید، به او بگویید بسیار مشتاقید که از کار او حمایت کنید و سؤال کنید ک هدف از برگزاری جلسه چیست و بگویید که علاقه مندید بدانید چطور می‌توانید برای رسیدن به هدف کمکشان کنید؛ اگر ما این کار را به‌اندازه کافی و با احترام انجام دهیم شاید باعث شود برگزار¬کنندگان جلسات، جلساتشان را طور دیگری برگزار کنند، (با توجه به پیشرفت تکنولوژی) و شاید دیگران شروع به تغییر رفتارشان کنند، چون شما رفتارتان را تغییر دادید. »
Guy Winch _ How to turn off work thoughts during your free time
چگونه در اوقات فراغتمان افکار مربوط به کارمان را متوقف کنیم
خیلی اوقات برای اینکه در زمان های آزادمان هم به فکر کار هستیم مغز ما استراحت نخواهد کرد؛ بنابراین چون استراحتمان کافی نبوده است زمان آن را بیشتر می کنیم و این‌گونه کنترل مدیریت زمان از دستمان خارج می‌شود.
Guy Winch در سخنرانی کاربردی خود می‌گوید گاهی وقت‌ها مشکل کار ما نیست، مشکل ساعت هایی است در خارج از محل کار، به نشخوار کردن درباره کار می گذرانیم و باعث احساس فرسودگی، کاهش توان ما برای بهبود و شارژ شدن مجدد در تعطیلات، اختلال در خواب، خوردن غذایی‌های نامناسب، بی‌حوصلگی، بیماری های و نیز به هم خوردن روابط کاری و خانوادگی می‌شود.
در آخر Guy Winch نکاتی را برای اینکه در جنگ علیه نشخوار کردن افکار پیروز شویم را بیان میکند: ابتدا چارچوبی واضح نیاز دارید، باید تعیین کنید که هر شب چه زمانی کار کردن را متوقف کنید؛ و نسبت به آن سخت گیر باشید.
مورد دیگر اینکه به دلیل اینکه امروزه بخشی از کارمان داخل گوشی های همراهمان هست، پس بهتر است آن را خاموش کنیم یا حداقل اعلان هایش را ببندیم.
همچنین اینکه، حال که با پیشرفت تکنولوژی مرز فیزیکی بین خانه و کار در حال شکستن است، پس باید برای خود با فریب ذهن، یک مرز ذهنی به وجود بیاوریم به این شکل که ابتدا یک بخش کاری در خانه تعریف می کنیم؛ و سعی می کنیم فقط آنجا کار کنیم. دوم اینکه وقتی در خانه کار می کنید لباس هایی را بپوشید که فقط سرکار به تن دارید. این‌گونه اتمسفر خانه را با کار جدا می کنید.
اما در صورت ادامه یافتن نشخوار کردن ها راه‌حل آخر پس از انجام این کار ها این است که این افکار مخرب را به شکل های سازنده تبدیل کنیم. مثل تفکر حل مسئله؛ مثلاً جمله: چقدر کاردارم می‌تواند به شکل: چطور می توانم برنامه ام رو جا به جا کنم تا برای این کار ضروری تر زمان پیدا کنم؟، سازنده شود. »
مهارت مدیریت زمان موضوعی است که همواره و در هر دوره‌ای از زندگی نیازمند آن هستیم؛ بنابراین نمی‌توان از اهمیت آن چشم‌پوشی کرد.
5 سخنرانی فوق، نکاتی قابل‌توجه درباره مدیریت زمان را دربرداشت؛ اما به دلیل ارزش و اهمیت بالای این موضوع، می‌توانید به دوره مدیریت زمان هم سری بزنید تا با موارد دیگر آشنا شوید.