طی چند ماه گذشته، تقریباً همه مذاکرات به‌صورت مجازی صورت گرفته است. اما حتی قبل از 19 Covid، تعداد زیادی از معامله گران از طریق ابزارهای دیجیتال در حال ارتباط بودند. مذاکره در محیط مجازی ایمیل، چت، فاکس، تلفن، ویدئو کنفرانس و ...، ابزارهای جدیدی هستند که امروزه، برای مذاکره در اختیار مذاکره‌کنندگان قرارگرفته‌اند. واقعیت این است که غنای (Richness) هیچ‌یک از این ابزارهای جدید، در حد گفتگوی رودررو نیست و به همین دلیل، توصیه می‌شود که تا حد امکان، از این ابزارها برای مذاکره استفاده نشود. اما درصورتی‌که مجبور به این کار شدید، توصیه‌های زیر را در این زمینه جدی بگیرید.
چند توصیه برای مذاکره در محیط مجازی:
- بکوشید قبل از مذاکره در محیط مجازی تا حد امکان با استفاده از ارتباط رودررو، زمینه آشنایی بیشتر طرفین را فراهم کنید. بدین‌صورت، در هنگام مذاکره، هر یک از طرفین، در پشت هر کلمه‌ای، صدا و چهره طرف مقابل را احساس خواهد کرد.
- به‌طور صریح، در مورد فرایند مذاکره در محیط مجازی، صحبت کنید.
- اگر علاوه بر مذاکره‌کننده اصلی، کسان دیگری نیز در هر یک از طرفین حضور دارند، حتماً به معرفی آن‌ها و شرح کوتاهی از نقش ایشان بپردازید.
- از میان کانال‌های مختلف ارتباطی ( تلفن، فاکس، ایمیل، ویدئو کنفرانس و ... )، کانالی را انتخاب کنید که بتواند مفاهیم و معانی موردنیاز در مذاکره را به بهترین شکل ممکن منتقل کند.
- از عصبانی شدن بپرهیزید. و اگر عصبانی شدید، بکوشید این احساس را از طریق جملات و به‌طرف مقابل منتقل کنید. طرف مقابل بدون بیان و اشاره شما نخواهد فهمید که گفتارش، شمارا عصبانی کرده است.
- اگرچه، در مذاکرات مجازی، الزاماً نوبت رعایت نمی‌شود، اما در اکثر مذاکره‌ها، توافق بر کلمات صورت نوبتی، می‌تواند کارا و اثربخش باشد.
- مفروضات خود را در مورد خواسته‌ها و منافع طرف مقابل بیازمایید. نبودن ( یا ضعیف بودن ) ارتباط چهره به چهره، به معنی تبادل کمتر اطلاعات و افزایش احتمال برداشت‌های اشتباه است. بنابراین در پرسیدن سؤال، تردید نکنید.
- ازآنجاکه بخش عمده ( و گاه تمام ) مذاکره مجازی، به صورت مکتوب انجام می‌شود، به نوشته‌های خود دقت کنید. از پاسخ‌های شتاب‌زده بپرهیزید. چراکه ممکن است بعداً به ضرر شما مورد استناد قرار گیرد. ممکن است به نظر برسد که در مذاکره مجازی، دروغ گفتن و استفاده از ترفندهای غیراخلاقی ساده‌تر است. چراکه بسیاری از اوقات، واقعیت در همان لحظه قابل‌کنترل و ارزیابی نیست. اما در مقابل این وسوسه مقاومت کنید. اگرچه فریب دادن طرف مقابل، ساده‌تر از مذاکره معمولی است، اما نتیجه‌های ناخوشایند احتمالی، به همان شدت یک مذاکره معمولی هستند.
اکنون مهارت‌های مذاکره خود را در یک محیط مجازی تمرین کنید تا در آینده از اشتباهات مذاکره مجازی خود جلوگیری کنید. با شروع مذاکرات و جلسات داخلی به‌صورت مجازی شروع کنید.
زیبایی مذاکرات مجازی این است که در هرجایی که هستید می‌توانید در جلسات شرکت کنید. خواه در یک اتاق، شهر یا حتی کشور متفاوت از کسانی که با آن‌ها مذاکره می‌کنید باشید.
یکی دیگر از مزایای این مدل مذاکره این است که شما در خانه به تمام ابزارهای لازم مانند یادداشت‌ها و... برای مذاکره دسترسی دارید و از آن‌ها می‌توانید استفاده کنید.
قسمتی از متن برگرفته از کتاب فنون مذاکره نوشته اقای محمدرضا شعبانعلی می باشد.