ایجاد یک برنامه عملیاتی قدرتمند همیشه با داشتن یک هدف، چشم‌انداز مشخص آغاز می‌شود. این مقاله به صورتی طراحی‌شده که باعث می‌شود، شمارا از هرکجا که در حال حاضر هستید مستقیماً به هدف تحقق‌یافته خود برساند. نکات این مقاله به شما کمک می‌کند تا به اهداف خود برسید.
برای انجام یک برنامه‌ریزی خوب 4 گام باید طی شود که در این مطلب به گام یکم به ایجاد یک برنامه می‌پردازیم.
1. ایجاد یک برنامه
2. مدیریت زمان
3. باانگیزه ماندن
4. شناسایی اهداف خود
ایجاد یک برنامه :
1. بدانید که می‌خواهید چه‌کاری انجام دهید.
هرچه در مورد کاری که می‌خواهید انجام دهید شفافیت کمتری داشته باشید، برنامه شما کمتر مؤثر خواهد بود. سعی کنید آنچه را که می‌خواهید به دست آورید به‌طور واضح هر چه زودتر - ترجیحاً قبل از شروع پروژه خود - تعریف کنید.
2. از پایان شروع کنید.
هدف نهایی خود را مشخص کنید، سپس همه کارهایی که برای انجام آن باید انجام دهید را لیست کنید. بسته به هدف خود، حتی ممکن است روش‌های مختلفی برای رسیدن به هدف خود در نظر بگیرید. بعد از دانستن اینکه برای رسیدن به چه چیزی باید به نتیجه برسید، این مرحله را به مراحل عملی تقسیم کنید تا به شما در ایجاد یک طرح واقع‌بینانه کمک کند.
• به خاطر داشته باشید که ممکن است برنامه شما با تلاش شما در جهت رسیدن به هدف تغییر کند، بنابراین انعطاف‌پذیر باشید.
• اطمینان حاصل کنید که اهداف شما هوشمند و برنامه شما اثرگذار است.
• دقیق باشید- خیلی شفاف بدانید به چه چیزی می‌خواهید برسید.
• قابل‌اندازه‌گیری-میتوانید مسیر رسیدن به اهدافتان را به موفقیت‌های قابل‌اندازه‌گیری تقسیم کنید.
• قابل‌دستیابی -شما قادر به انجام مراحل لازم برای رسیدن به هدف هستید.
• مرتبط – هدف مفهومی برای زندگی و مقاصدتان ایجاد می‌کند.
• به‌موقع - شما وقت کافی برای رسیدن به هدف خوددارید و طبق برنامه پیش می‌روید.
3. در برنامه‌ریزی خود، خاص و واقع‌بین باشید. داشتن یک هدف خاص فقط شروع کار است.
شما باید در هر جنبه از پروژه خود مشخص و واقع‌بین باشید - به‌عنوان‌مثال، برنامه‌های مشخص و قابل‌دستیابی، اهداف کوچک و نتایج نهایی را تعیین کنید.
4. اهداف کوچک قابل‌اندازه‌گیری مشخص کنید.
اهداف کوچک، مراحل مهم برای رسیدن به هدف نهایی نشان می‌دهند.با شروع از پایان (تحقق هدف) و حرکت‌به‌عقب به موقعیت و شرایط فعلی خود، به‌راحتی اهداف کوچکی را ایجاد کنید.
• داشتن اهداف کوچک می‌تواند به گروه شما به تقسیم‌کار به بخش‌های کوچک‌تر و اهداف ملموس بپردازد؛ بنابراین شما نیاز نیست که صبر کنید تا زمانی که پروژه‌تان تمام بشود تا احساس کنید که کاری را انجام داده‌اید.
• بین اهداف کوچک وقت زیاد یا زمان کم نگذارید، بهتر است که فاصله آن‌ها دو هفته جدا از هم باشد.
5. کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل‌کنترل‌تر تقسیم کنید.
دستیابی به برخی از وظایف یا اهداف کوچک ممکن است برای رسیدن به اهداف، دشوارتر به نظر برسند.
• اگر از یک کار بزرگ احساس شکست می‌کنید، ، میتوانید اضطراب خود را کاهش داده و با تقسیم به بخش‌های کوچک‌تر و قابل‌کنترل، احساس راحتی بیشتری در آن ایجاد کنید.
6. از برنامه‌ریزی خود یک لیست زمان‌بندی‌شده تهیه کنید.
لیست‌های برنامه‌ریزی‌شده تهیه کنید.لیستی از وظایفی تهیه کنید که برای رسیدن به اهداف کوچک به آن نیاز دارید. فهرست به‌خودی‌خود مؤثر نخواهد بود- شما باید این لیست را در یک جدول زمانی مرتبط با اقدامات خاص و واقعی خود بنویسید.
• مثال: با تقسیم کردن برنامه‌های خود به بخش‌های کوچک‌تر دقیقاً می‌دانید که چه‌کاری باید انجام دهید و یک بازه زمانی واقعی برای این کارها مشخص کنید. شاید یکی دو روز مجبور به خواندن تحلیل و تجزیه و نوشتن در مورد یک برنامه اصلی باشید.
7. برای هر چیزی یک جدول زمان‌بندی‌شده تعیین کنید.
بدون چهارچوب زمانی و مهلت مشخص برای اتمام کار ها ممکن است برخی از کار ها در بازه زمانی زیادی انجام شود و یا ممکن است هرگز تکمیل نشوند.
8. یک تابلو تصویری از کار هایی که می‌خواهید انجام دهید ایجاد کنید.
هنگامی‌که برنامه کاری خود را لیست کردید و جدول زمانی مشخصی تعیین کردید، مرحله بعدی ایجاد نوعی نمایش تصویری از برنامه خود است. برای انجام این کار ممکن است از یک نمودار جریان، یک نمودار گانت یا نوع دیگری از ابزار بیزینسی استفاده کنید.
• این تابلو را در مکانی که به‌راحتی قابل‌نمایش است مانند دیوار محل کار یا اتاق مطالعه خود قرار دهید.
9. در رایانه خود لیستی از کارهای که می‌خواهید انجام دهید درست کنید.
(مانند استفاده از نرم‌افزار TO DO) و زمانی که کاری را انجام دادید تیک انجام آن کار را بزنید این کار نه‌تنها به شما احساس رضایت خاطر می‌دهد بلکه به شما کمک می‌کند مسیر خود را ادامه دهید مبادا آنچه را که قبلاً انجام داده‌اید فراموش کنید.
• این مسئله به‌ویژه در صورت کار با افراد دیگر بسیار مهم است. اگر با افراد دیگری کار می‌کنید، ممکن است استفاده از یک نرم‌افزار برای نوشتن برنامه و کار ها به‌صورت آنلاین مانند TO DO که بتوان با بقیه به اشتراک گذاشته‌شده را در نظر داشته باشید تا همه بتوانند بدون توجه به اینکه در کجا هستند، به‌صورت آنلاین درروند انجام کار در جریان باشند و بررسی کنند.
10. همه موارد را ثبت کنید.
همان‌طور که در حال انجام برنامه عملیاتی خود هستید، همه موارد را یادداشت کنید. برای شما بهتر است کلاسور با زبانه مختلف در آن برای جدا کردن قسمت‌های مختلف روند برنامه‌ریزی خود داشته باشید. چند نمونه از دسته‌بندی‌ها:
• ایده‌ها / یادداشت‌های متفرقه
• برنامه‌های روزانه
• برنامه‌های ماهانه
• اهداف کوچک
• تحقیق‌ها
• پیگیری
• افراد گروه کاری / مخاطبین
11. تا زمانی که به هدف نهایی خود نرسیده‌اید، توقف نکنید.
زمانی که برنامه شما ایجاد شد و با گروه به اشتراک گذاشته شد (اگر قابل‌اجرا باشد) و اهداف کوچک شما برنامه‌ریزی شد، گام بعدی ساده است: اقدامات روزانه را برای رسیدن به هدف خود را انجام دهید.
• اگر می‌خواهید دررسیدن به اهداف خود پایدار باشید، باید انعطاف‌پذیر باشید. این احتمال وجود دارد که اتفاقات غیرقابل‌پیش‌بینی به شما کمک کند که برنامه را تغییر دهید.
12. اگر نیاز است تاریخ رسیدن به هدف را تغییر دهید، اما هرگز از هدف خود دست نکشید.
گاهی اوقات، شرایط یا اتفاقات پیش‌بینی‌نشده ممکن است رخ دهد که مانع توانایی شما برای رسیدن به مهلت‌های زمانی تعیین‌شده، وظایف کامل و رسیدن به هدفتان شود.
• اگر این اتفاق افتاد دلسرد نشوید و در برنامه خود تجدیدنظر کرده و برای رسیدن به اهداف برنامه و کارتان به سمت جلو حرکت کنید.