در این مقاله می‌خواهیم مروری داشته باشیم بر 5 تا از بهترین و کاربردی ترین سخنرانی های TED با موضوع مدیریت زمان، پس پیشنهاد می کنم تا آخر همراه ما باشید چراکه با خواندن این مقاله به‌جای دیدن همه ی TED ها با موضوع مدیریت زمان، می‌توانید بیش از 60 دقیقه از وقت خودتان را ذخیره کنید.

 

 1. Laura Vanderkam _ how to gain control of your free time.

چگونه کنترل زمان های خالی‌مان را به دست بگیریم

Laura Vanderkam در ابتدا می‌گوید این‌طور نیست که نکات و ترفندهای زیادی در رابطه با مدیریت زمان و ذخیره ی یک ساعت بیشتر در روز وجود داشته باشد، بلکه او با بررسی برنامه ی ساعت‌به‌ساعت افراد موفق به این نکته پی برده است که: « ما زندگی که می‌خواهیم را با ذخیره کردن وقت به دست نمی آوریم؛ بلکه زندگی که می‌خواهیم را می سازیم و بعد زمان خودش را ذخیره می‌کند. »
او این نکته¬ی کلیدی را با مثالی ساده‌سازی می کند: در بررسی 1001 مورد از زندگی زنان پر‌مشغله، در برنامه‌ی روزانه یکی از آن‌ها، روزی که او از بیرون به خانه می آید متوجه آبگرم کن خرابش می‌شود که باعث خسارات زیاد و جاری شدن آب بر روی زمین شده و تمام زمانی که برای بهبود اوضاع آبگرم کن گذاشته، 7 ساعت بوده است، یعنی دقیقاً یک ساعت اضافه در روز. این در حالی است که اگر در ابتدای هفته از او در خواست 7 ساعت زمان برای انجام کاری می‌کردند او حتماً می‌گفت‌: زمان ندارم! چرا‌که در اول هفته آبگرم کن اولویتش نبوده است.
Laura Vanderkam از این ماجرا نتیجه‌ی جالبی می‌گیرد‌: « زمان انعطاف‌پذیر است، ما نمی‌توانیم زمان بیشتری پیدا کنیم اما زمان، خود، توسعه می‌یابد تا مناسب آنچه انتخاب می‌کنیم در آن بگذاریم بشود. » بنابراین کلید مدیریت زمان از دید او این است که: « معمولاً، من وقت ندارم‌ها، به این معناست که انجام این کار در اولویت من نیست. »
Laura Vanderkam در ادامه می‌گوید چگونه با اولویت‌ها مثل همان آبگرم کن خراب رفتار کنیم: «اول اینکه باید اولویت‌ها را بشناسیم و برای شناخت اولویت‌ها کافی است فکر‌کنیم الآن آخر سال است و می‌خواهیم عملکرد سالیانه خود را بررسی کنیم و فکر کنید که یک سال فوق‌العاده از همه جهات داشتید، حال 3 تا 5 کاری که باعث عالی شدن این سال شده است را لیست کنید. این‌ها دقیقاً اولویت‌هایمان هستند؛ و وقتی با اولویت‌هایمان مثل آبگرم کن خراب رفتار‌می‌کنیم که اول آن‌ها را در اولویتمان قرار دهیم و این کار را در هر هفته، قبل از شروع آن انجام دهیم. به این شکل که در ابتدا یا انتهای هفته یک لیست بسیار کوتاه که دارای سه بخش شغل، خانواده و خود باشد را تهیه‌کرده و در هر بخش 2 تا 3 کار را می‌نویسیم، سپس آن‌ها را در روز‌های هفته قرار‌می‌دهیم.»
Laura Vanderkam سپس با یک جمع‌و‌تفریق ساده به ما یادآوری می‌کند که هر هفته شامل 168 ساعت است که اگر ساعاتی را مشغول کار باشیم و روزی 8 ساعت خواب هم داشته باشیم، باز به طور میانگین 62 ساعت وقت اضافه می‌آوریم که اگر این وقت اضافه را به‌جای اختصاص دادن به چک کردن تلفن همراه‌، به کارهایی که لذت بخش‌تر و مفید‌ترند، اختصاص‌دهیم، این‌گونه می‌توانیم آن‌ها را پر‌کنیم.
در آخر‌، او سخنرانی خود را این‌گونه به اتمام می‌رساند: « من باور دارم که، زمان هست، حتی اگر سرمان شلوغ باشد، وقت برای آنچه مهم است، داریم و وقتی بر آنچه مهم است تمرکز کنیم، می‌توانیم زندگی که می‌خواهیم را درزمانی که داریم بسازیم.

2. David Pogue _ 10 top time-saving tech tips
10 مورد از مهم‌ترین ترفندهای تکنولوژِی که زمان را ذخیره می‌کنند

David Pogue در سخنرانی خود، در ابتدا با اشاره به اینکه در جامعه انجام اکثر کارهای پرخطر مثل رانندگی نیاز به داشتن گواهینامه دارند، اما تکنولوژی از این قاعده مستثنی است، 10 تا از مهم‌ترین ترفندهایی که باعث تلف نشدن وقت می‌شوند را بیان می‌کند که ما در اینجا به چند مورد از کاربردی‌ترینشان می-پردازیم:
1. وقتی‌که در اینترنت داخل وب هستیم و می‌خواهیم صفحه را پایین یا بالا ببریم، نیاز به برداشتن ماوس و استفاده از دکمه scroll نیست، کافی است space را بزنیم و سپس با نگهداشتن shift به صفحه قبل بازگردیم.
2. وقتی با دستگاه بلک‌بری، اندروید یا آیفون تایپ می‌کنیم برای نقطه¬گذاری و بعد فاصله، کافی است دکمه space را دو دفعه پشت سر هم بزنیم.
3. در تلفن‌های همراه، برای شماره¬گیری مجدد کسی که قبلاً به او زنگ زدیم کافی است دو بار بر روی call بزنیم.
4. گوگل می‌تواند لغت‌نامه بسیار سریعی هم باشد به‌طوری که کافی‌است define و سپس کلمه‌ای که می‌خواهیم را تایپ کنیم، بدون کلیک کردن چیزی تعریفش ظاهر می‌شود.
5. گوگل، هم‌چنین تبدیل‌کننده ارز و واحد هم است، مثلا با تایپ inches in 32cm، دوباره بدون کلیک بر روی چیزی برای‌مان نمایش داده می‌شود.
6. اغلب اتفاق می‌افتد که در حین سخنرانی حواس تماشاچیان به‌جای سخنان ما، به اسلاید¬های ماست در این زمان می‌توانیم با کلیک بر دکمه‌ی B مخفف Black صفحه را سیاه، یا با استفاده از W مخفف white صفحه را سفید کنیم؛ و با دوباره کلیک کردن روی هرکدام، به اسلاید بازگردیم.

3. Tim Urban _ inside the mind of master procrastinator
درون ذهن یک «از زیر کار در رو»

خیلی وقت‌ها دلیل ناراحتی و اضطرابمان این نیست که مشغله کاری داریم، بلکه این است ک حوصله‌ی شروع و ادامه دادن کار را نداریم. به همین خاطر تا وقتی‌که بتوانیم آن را به تعویق می‌اندازیم و یا به قول برایان تریسی، قورباغه‌مان را قورت نمی‌دهیم. Tim Urban در سخنرانی طنز‌آمیز خود، با بیان موقعیتی که اکثر ما در آن قرار‌گرفتیم، دقیقاً به همین موضوع اشاره می‌کند و پس از بررسی تفاوت مغز آدم های از «زیر کار در رو» با کسانی ک این‌طور نیستند به ما می‌گوید چکار کنیم که کار‌ها را به تعویق نیندازیم.
Tim Urban برای اینکه متوجه شویم چه چیز در ذهن افراد «از زیر کار در رو» می‌گذرد، مغز را با زبان طنز بررسی کرده است و می‌گوید: « درون ذهن همه یک تصمیم‌گیرنده منطقی وجود دارد، اما در ذهن «از زیر کار در رو» ها یک «میمون خوشی‌های لحظه‌ای» هم وجود دارد که فقط در زمان حال زندگی می‌کند و هیچ حافظه-ای از گذشته یا تصوری از آینده ندارد؛ بنابراین اگر وقتی‌که نباید، فرمان ذهن را به دست بگیرد اوضاع به هم می‌ریزد. درزمانی که میمون پشت فرمان ذهن است ما در حال تفریح و خوش‌گذرانی هستیم ولی تفریحی که همراه با استرس و عذاب وجدان است. »

اما سؤال اینکه پس یک از زیر کار در رو چه موقع به کارهایش می‌رسد؟ Tim Urban در جواب می‌گوید: « از زیر کار درروها یک محافظ هم دارند که معمولاً همیشه خواب است ولی وقتی‌که نزدیک انجام آخرین فرصت‌ها شود و مهلت انجام کار سر برسد، یا وقتی‌که خطر خجالت کشیدن در مقابل افراد است یا مشکل شغلی ونتیجه های ترسناک دیگر پیش بیاید این محافظ بیدار می‌شود. » محافظی که او هیولای ترس نام‌گذاری کرده و تنها کسی است که میمون از او حساب می‌برد. هیولا بیدار می‌شود و چند ثانیه بعد همه چیز به هم می‌ریزد و در آخر تصمیم‌گیرنده‌منطقی فرمان را به دست می‌گیرد.

این روند توضیح‌دهنده این است که چطور یک از زیر کار در رو نمی‌تواند کار خودش را زود¬تر شروع‌کند و روی نظم جلو ببرد ولی یک‌دفعه موقعی که زمانش می‌رسد به طور معجزه‌آسایی توان حرکت پیدا می‌کند. این روند زیبا نیست اما کار می‌کند. ولی اگر کار می‌کند چرا از زیر کار درروها از این موضوع می-رنجند؟
Tim Urban در جواب می‌گوید: « به خاطر اینکه ما دو نوع از زیر کار در روی داریم نوع اول که نوع بهتر است، برای کارهایی است ک مهلت انجام دارند. در این نوع، هیولای ترس لحظات آخر بیدار می‌شود؛ اما نوع دوم ک نوع بد است وقتی است که مهلتی برای انجام کار وجود ندارد مثل وقتی‌که دنبال شغلی هستیم که باید خودمان شروع کنیم یا دیدن خانواده و یا ورزش کردن؛ در این موارد هیولا بیدار نمی‌شود. »
Tim Urban در ادامه می‌گوید: «اینکه اگر تنها روش یک از زیر کار در رو برای انجام چنین کارهای سختی، بیدار شدن هیولای ترس است، برای کارهایی ک مهلت انجامی ندارند، یک معضل است. چون لزومی ندارد ک بیدار شود و انسان تا ابد انجام آن‌ها را به تعویق می‌اندازد؛ و این تعویق‌های طولانی می‌تواند منبع زیادی از ناراحتی‌های بلند‌مدت و افسوس‌ها باشد. منبع نا‌امیدی نه از اینکه نتوانستیم به آرزوهایمان برسیم، بلکه از این است ک حتی نتوانستیم شروع به انجام‌دادن کارهایمان کنیم.
Tim Urban در آخر با ارائه یک تقویم‌عمر جالب راه حل از زیر کار در نرفتن را بیان‌میکند؛

تقویمی که شامل مربع‌هایی می‌شود ک هر مربع مربوط به یک هفته از زندگی یک انسان 90 ساله است: « من فکر می‌کنم همه‌مان یک درصدی از از زیر کار در روی در خودمان داشته باشیم و همه حداقل یک کار در زندگی‌مان باشد که حوصله ی انجامش را نداریم. پس با یک نگاه عمیق و طولانی به این تقویم، کاری را که خیلی وقت است به تعویق می‌اندازیم را به یاد بیاوریم و از آنجایی که تعداد این مربع ها زیاد نیست، مخصوصا اینکه تعدادی را هم تا به امروز استفاده-کرده¬ایم، بهتر‌است آن کار را همین امروز شروع کنیم.

4. David Grady _ How to save the world (or at least yourself from bad meetings)
چگونه دنیا را (یا حداقل خودمان را از دست جلسات ناکارآمد) نجات دهیم

David Grady در سخنرانی خود به ما یاد می‌دهد چطور به شرکت در جلساتی که جز تلف کردن وقتمان سود دیگری ندارند، بگوییم نه.
او می‌گوید: « ما مردمی هستیم که هر روزه در جلساتی شرکت می‌کنیم که اصلا شاید دلیل و هدف از برگزاری آن‌ها را هم ندانیم و در رودروایسی آن رو قبول کنیم و وقتی این جلسات به‌دردنخور تموم می‌شوند می‌گوییم کاش می‌توانستم این دو ساعت را پس بگیرم! و این‌طور هر روزه به همکارانمان اجازه می‌دهیم چیزی باارزش به نام زمان را از ما بگیرند. »
او در آخر راه حلی برای «چگونه نه گفتن به شرکت در این‌گونه جلسات» را پیشنهاد می‌دهد: « دفعه بعد که یک دعوتنامه به جلسه داشتید، با فردی ک شما را دعوت کرده است تماس بگیرید، به او بگویید بسیار مشتاقید که از کار او حمایت کنید و سؤال کنید ک هدف از برگزاری جلسه چیست و بگویید که علاقه‌مندید بدانید چطور می‌توانید برای رسیدن به هدف کمکشان کنید؛ اگر ما این کار را به اندازه کافی و با احترام انجام دهیم شاید باعث شود برگزار‌کنندگان جلسات، جلساتشان را طور دیگری برگزار‌کنند، (با توجه به پیشرفت تکنولوژی) و شاید دیگران شروع به تغییر رفتارشان کنند، چون شما رفتارتان را تغییر دادید. »

5. Guy Winch _ How to turn off work thoughts during your free time
چگونه در اوقات فراغتمان افکار مربوط به کارمان را متوقف کنیم

خیلی اوقات برای اینکه در زمان‌های آزادمان هم به فکر کار هستیم مغز ما استراحت نخواهد‌کرد بنابراین چون استراحتمان کافی نبوده است زمان آن را بیشتر می‌کنیم و این‌گونه کنترل مدیریت زمان از دستمان خارج می‌شود.
Guy Winch در سخنرانی کاربردی خود می‌گوید گاهی وقت‌ها مشکل کار ما نیست، مشکل ساعت‌هایی است در خارج از محل‌کار، به نشخوار‌کردن درباره کار می‌گذرانیم و باعث احساس فرسودگی، کاهش توان ما برای بهبود و شارژ‌شدن مجدد در تعطیلات، اختلال در خواب، خوردن غذای های نامناسب، بی حوصلگی، بیماری‌های قلبی‌و‌عروقی و نیز به هم خوردن روابط کاری و خانوادگی می‌شود.
در آخر Guy Winch نکاتی را برای اینکه در جنگ علیه نشخوار‌کردن افکار پیروز شویم را بیان می‌کند: «ابتدا چارچوبی واضح نیاز دارید، باید تعیین‌کنید که هر شب چه زمانی کار‌کردن را متوقف کنید؛ و نسبت به آن سخت‌گیر باشید.
مورد دیگر اینکه به دلیل اینکه امروزه بخشی از کارمان داخل گوشی‌های همراهمان هست، پس بهتر است آن را خاموش‌کنیم یا حداقل اعلان‌هایش را ببندیم.
هم چنین اینکه، حال که با پیشرفت تکنولوژی مرز فیزیکی بین خانه و کار در حال شکستن است، پس باید برای خود با فریب ذهن، یک مرز ذهنی به وجود بیاوریم به این شکل که ابتدا یک بخش کاری در خانه تعریف می کنیم؛ و سعی می‌کنیم فقط آنجا کار‌کنیم. دوم اینکه وقتی در خانه کار می‌کنید لباس‌هایی را بپوشید که فقط سر‌کار به تن دارید. این‌گونه اتمسفر خانه را با کار جدا می-کنید.
اما در صورت ادامه یافتن نشخوار کردن‌ها راه حل آخر پس از انجام این کار‌ها این است که این افکار مخرب را به شکل های سازنده تبدیل کنیم. مثل تفکر حل مسئله مثلا جمله: چقدر کار دارم می‌تواند به شکل: چطور می‌توانم برنامه‌ام رو جا‌به‌جا کنم تا برای این کار ضروری‌تر زمان پیدا کنم؟ سازنده شود. »